| 13. Структура та оформлення кадрової документації | |
|
До складу УСОРД входить підсистема уніфікованих форм
документів із забезпечення кадрами органів управління. Кадрові
документи не виділяються в самостійну систему документації у зв'язку
з їх органічним зв'язком за видами, методами складання, оформлення
та зберігання з організаційно-розпорядчими документами. Призначення кадрових організаційно-розпорядчих документів полягає у тому, що вони юридично закріплюють трудові правовідносини громадян з суб'єктами. УСОРД регламентує зміст та форму уніфікованих документів, якими оформлюється приймання на роботу (анкети, доповнення до анкети, наказу про приймання на роботу), переведення на іншу роботу (заяви, представлення, наказу про переведення на іншу роботу), звільнення (заяви, наказу про звільнення), надання відпусток (графіка відпусток, заяви, наказу про надання відпустки), заохочення (представлення наказу про заохочення), дисциплінарного стягнення (пояснювальної записки, доповідної записки про порушення, наказу про накладення дисциплінарного стягнення)... |
|
| Завантажити - Структура та оформлення кадрової документації |
6 Kb |
| 14. Систематизація документів. Номенклатура справ | |
|
Діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів,
у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими,
підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів
звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти
потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно
систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності.
Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи. Теорією і практикою діловодства та архівної справи виділені ознаки групування документів в первинні комплекси-справи. В спеціальній літературі вказані такі ознаки: номінальна, предметно-питальна, авторська, кореспондентська, географічна, хронологічна, експертна. Номінальна ознака передбачає групування в одну справу документів одного виду: наказів, протоколів, актів та ін... |
|
| Завантажити - Систематизація документів. Номенклатура справ |
4 Kb |
| 15. Формування справ | |
| Під формуванням справ мається на увазі віднесення документів до визначеної справи і систематизація документів у справі. Розподіл документів у справі виконується відповідно до номенклатури справ. Правильне та своєчасне занесення документів до справи забезпечує швидкість пошуку документа та його збереження. Основними нормативними документами, в яких досить повно викладені вимоги щодо формування, оформлення та зберігання справ, є "Основні правила роботи відомчих архівів" та ДСДЗУ... | |
| Завантажити - Формування справ |
3 Kb |
| 16. Зберігання справ | |
| Справи вважаються розпочатими з моменту занесення в них першого виконаного документа. Справи повинні зберігатись в закритих шафах і сейфах у вертикальному положенні, що забезпечує швидкий пошук необхідної справи. На корінцях кожна справа повинна мати індекс за номенклатурою, а на внутрішніх дверцятах шафи розміщується номенклатура справ. Послідовність розміщення справ на полиці повинна ^очно відповідати номенклатурі справ. При пошуку документа спочатку знаходять номер необхідної справи за номенклатурою, а потім за потрібним номером - папку з документами... | |
| Завантажити - Зберігання справ |
1 Kb |
| 17. Передача документів в архів | |
|
Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в
архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх
наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з
документами в поточному діловодстві. Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта. |
|
| Завантажити - Передача документів в архів |
6 Kb |
| 18. Організація документаційного обслуговування СУБ | |
| Інформаційно-документаційне забезпечення діяльності будь-якого суб'єкта є однією з найважливіших обслуговуючих функцій, яку повинен виконувати структурний підрозділ. Ця служба носить різні назви: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат. В невеликих суб'єктах, де обсяг опрацьованих документів невеликий та утворення спеціального структурного підрозділу недоцільне, таку роботу виконує секретар. Функції, права та порядок діяльності, тобто організаційно-правові та методичні принципи роботи служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) (або документаційної служби), визначаються в положенні про неї. Структура служби та її завдання, як правило, відповідають технологічному ланцюжку операцій, що проводяться з документами, починаючи з приймання та розподілення документів і закінчуючи здачею їх в архів суб'єкта... | |
| Завантажити - Організація документаційного обслуговування СУБ |
4 Kb |
| 10. Відмітки на документах | |
| Відмітка про надходження (реквізит 31) проставляється при отриманні документа в нижньому правому куті найчастіше спеціальним реєстраційним штампом. Цей реквізит включає скорочену назву суб'єкта, до якого надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Дата отримання документа є початком відліку терміну виконання отриманого документа... | |
| Завантажити - Відмітки на документах |
2 Kb |
| 11. Вимоги до тексту документа | |
|
Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та
оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа,
насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у
відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного
суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської
дії. Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів. Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні... |
|
| Завантажити - Вимоги до тексту документа |
6 Kb |
| 12. Складання організаційно-розпорядчих документів | |
|
Крім загальних вимог до тексту службових документів,
необхідно враховувати, що кожний вид документа має свої особливості
в складанні та оформленні, свою схему побудови тексту. Наказ - правовий акт, який видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань, які стоять перед даним органом. Наказ є одним із найважливіших, що найчастіше бувають у вжитку, видів розпорядчих документів, які видаються для виконання вказівок керівників суб'єктів управління. Однак основою для видання... |
|
| Завантажити - Складання організаційно-розпорядчих документів |
18 Kb |
Діловодство
